Tips para tener reuniones productivas y alcanzar tus objetivos
Seguramente, alguna vez hayas tenido reuniones de trabajo poco productivas, y hayas salido de ellas con la sensación de haber perdido el tiempo. Sin sacar nada en claro…
Si quieres que tus reuniones no sean una pérdida de tiempo, tanto si eres el que las organiza como si eres un asistente, debes conocer cómo gestionarlas adecuadamente.
Para ello, en este post de dejamos una serie de consejos para organizar reuniones productivas y además te dejaremos una serie de herramientas que te ayudarán en la gestión.
¿Cómo tener reuniones de trabajo más productivas?
Uno de los factores que hay que considerar es la preparación y planificación previa por parte del organizador. Por otro lado, teniendo en cuenta que estás tomando tiempo de otras personas, es importante que lo hagas de la forma más eficiente posible.
Es decir, no alargarlas demasiado, porque los asistente no tomarán la misma atención que si la haces en una hora o en menos sin descanso.
Además de la duración, estos son otros consejos que debes tener en cuenta para crear reuniones productivas (si eres tú el que organizas la reunión):
- Prepara la reunión con un objetivo: El motivo de una reunión debe ser claro, tiene que tener un propósito, ya sea buscar una solución, hacer un seguimiento de una estrategia o tomar una decisión.
- Envía la agenda un día antes a los asistentes: ¿Los participantes no saben de qué va a ir la reunión? Eso es un gran error. Ambas partes deben prepararse previamente los temas a tratar para que sea efectiva. Y, para eso, el organizador debe al menos un día antes enviarles a los participantes una agenda (en el siguiente punto te recomendamos una herramienta para ello).
- Invita a las personas necesarias: Piensa bien quiénes son imprescindibles para la reunión, y no invites por invitar. Además, analiza si de lo que vas a hablar es algo que puedes debatir en un correo electrónico, que te llevará solo unos minutos (y no varias horas como te llevará una reunión).
- Modera la reunión: El organizador de la reunión debe asumir el rol de moderador para enfocarla hacia los objetivos marcados. Esto evitará silencios incómodos y se podrá hacer partícipes a todos los integrantes.
- Redacta un resumen: Por un lado, el organizador debe redactar un resumen de lo expuesto para compartirlo con otros compañeros que no asistieron. Por otro lado, los participantes también deben coger notas para tomar acción y solucionar problemas.
- Asignar tareas antes de finalizar: Normalmente, después de un debate, suelen proponerse ideas. Intenta repartir las tareas que se van a ejecutar a cada uno de los asistentes. ¿Quién se va a ocupar de cada tarea?
- Tanto el organizador como el asistente deben ir preparados: Aunque el organizador es el que tiene más peso en la reunión, los participantes también deben asumir su responsabilidad para conseguir reuniones productivas. Si este no está motivado y no pone interés, no valdrá de nada ese tiempo invertido.
Herramientas para hacer más productivas tus reuniones
¿Sabías que existen herramientas y apps que pueden ayudarte a conseguir tener reuniones productivas? Aunque en una reunión no hay nada mejor como tomar notas con lápiz y papel, también es útil utilizar un portátil o móvil para utilizar herramientas y apps para mejorar la productividad.
Aquí te dejamos algunas ideas de herramientas útiles:
1. Mindmeister
Esta herramienta te permite crear agendas para compartir con tus asistentes horas o días antes de la reunión. Gracias a la posible creación de mapas mentales con Mindmeister, podrás compartir de una forma mucho más visual los planes de tus proyectos.
Lo mejor de todo es que estos mapas se pueden editar de forma colaborativa y en tiempo real. Y para que las ideas no se queden en el aire, Mindmeister te da la opción de utilizar MeisterTask para la gestión de tareas.
2. Clickmeeting
Aunque no lo creas, las reuniones en línea también pueden ser improductivas. Por eso, es necesario que te ayudes de herramientas para videoconferencias sólidas que agilicen el proceso de comunicación con tus compañeros de trabajo, mediante videoconferencias.
En este caso, queremos hablarte de un software para reuniones en línea, que puedes personalizar con tu marca. ¡Se trata de Clickmeeting! Con este software puedes reunir hasta 25 asistentes, organizar reuniones de equipo, hacer presentaciones y ahorrar en desplazamientos.
3. Team Meeting Checklist
A través de este formulario fácil de completar, podrás comprobar si tienes todo preparado para celebrar tu reunión y que sea efectiva. Por ejemplo, si los participantes reibirá una memoria 24 horas después de la reunión, si los objetivos están marcados o si las ideas importantes se resumirán en un documento o email, son algunos puntos que deberás comprobar.
Después de rellenar el formilario de Team Meeting Checklist, podrás enviarlo a cada participante para generar un compromiso con ellos.
4. Minutes.io
Minutes.io es una herramienta fácil de usar, que cuenta con una versión gratis y de pago. Esta te ayudará a generar actas, con la idea de resumir en ellas lo que se ha decidido en la reunión y especificar quién se encargará de desarrollar cada tarea.
Además, luego podrás enviar el acta por email para que todos tengan una visión clara de las conclusiones de la reunión, así como de las tareas encomendadas para cada uno. Sin duda, es una forma segura para conseguir que tus reuniones sean productivas.
5. Team Meeting Timer
Si tu mayor debilidad es que hablas demasiado y no controlas bien el tiempo en las reuniones, aquí tienes la solución perfecta con este temporizador. Tan solo tendrás que abrir Team Meeting Timer desde tu navegador y fijar la duración de la reunión.
Lo ideal es que, si usas un proyector, lo plasmes en él para que todos sepan el tiempo que disponen para proponer sus ideas, preguntar cualquier duda o sugerir algo.
CONCULSIONES:
Que una reunión sea corta, no quiere decir que sea productiva, pues puede que de en una reunión larga no se saque nada en claro. Por tanto, de lo que se trata es de sacar el máximo provecho del tiempo para trabajar en miras hacia alcanzar objetivos concretos.
El éxito de una reunión recae en las dos partes; organizador y asistentes. Por un lado, el organizador debe preparar y planificar correctamente la reunión y tener un propósito. Sin embargo, a veces hay factores externos (al organizador) que hacen que una reunión sea improductiva.
Una simple distracción del asistente, su poca preparación en los temas a tratar o su impuntualidad pueden hacer tambalear la reunión. No obstante, si tienes en cuenta estos tips y utilizas estas herramientas, sin duda tus reuniones serán mucho más productivas. ¡Haz la prueba!
¿Has asistido a reuniones donde has sentido que has perdido el tiempo?, ¿cuál crees que es el factor clave para tener reuniones más productivas?
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