Cómo crear presentaciones para tus reuniones de negocios
El apoyo visual que supone una presentación es, en ocasiones, la pieza fundamental para conseguir los objetivos propuestos frente a una reunión. Es un recurso visual que te ayuda a orientar el discurso y a reconducir la atención de los implicados en la reunión.
Con un buen diseño, contenido y estructura se afianza la imagen de la empresa y del proyecto en concreto, incluso del orador. Al mismo tiempo el mensaje cobra fuerza y efectividad.
Por este motivo, nos parece importante esencial ayudarte a conocer cómo hacer una presentación que sea realmente buena y te ayude a conseguir tus objetivos. Vamos a ver en este artículo los tipos de presentaciones para reuniones que puede haber y cómo hacer una para conseguir atraer la atención de aquellos que te están escuchando.
¿Por qué es importante crear una buena presentación?
Parece que hoy en día acudir a una reunión con una presentación en Power Point o en cualquier otro programa de edición sencilla como Visme es un básico. Damos por hecho que quien expone las ideas va a presentar algún tipo de recurso gráfico, y preparamos el proyecto o los ordenadores incluso antes de saber si es así.
Pero, ¿por qué es importante crear una presentación profesional en reuniones de negocios? Te contamos en qué puede ayudarte esta herramienta:
- Orienta el discurso: Te ayuda a seguir el hilo conductor de tu discurso y te da apoyo si en algún momento pierdes el norte o no recuerdas los siguientes puntos que vas a tratar.
- Capta la atención: Ayuda a captar la atención de los interlocutores y a mantenerles dentro de tu discurso. Evita que se distraigan y les ayuda a leer y reforzar conceptos cuando no les quede claro con tu discurso.
- Resume las ideas: En cada diapositiva te ayuda a resumir los puntos principales del tema en concreto, eliminando las distracciones propias del discurso hablado.
- Explica conceptos difíciles: A veces el apoyarte en una imagen, un esquema o una pequeña infografía es muy útil para explicar conceptos que pueden resultar enrevesados a la hora de explicarlos de palabra.
- Es entregable: Este es uno de nuestros puntos favoritos. Al terminar la reunión puedes entregar la presentación en versión digital o física para que tus interlocutores se la lleven y estudien las ideas detenidamente.
Características indispensables en una presentación arrasadora
A la hora de pensar en cómo hacer una presentación, hay que adaptarse a las necesidades del momento. Cada público es diferente, y los objetivos de esa reunión determinarán qué hay que incluir en la presentación y qué debe evitarse.
Para ayudarte en esta tarea, debes saber que existen herramientas profesionales como SlideDog que te ayudan a captar la atención de tu audiencia, combinando presentaciones en Power Point, archivos en PDF, páginas web, presentaciones de Prezi o incluso clips de vídeos.
Aún así, hay ciertos elementos o características básicas que hay que tener en cuenta y te van a ayudar con tu discurso:
- Elementos gráficos de la marca: Los colores, formas, tipografías e imágenes deben ir alineadas con la imagen de marca. Se debe guardar coherencia y conexión con el resto de elementos de comunicación que suelen emplearse para representar al negocio. El lenguaje visual debe ser el mismo que representa a la empresa para que se entienda que hay una visión y foco conjuntos entre lo que tú estás presentando y lo que la compañía es y representa.
- Coherencia en los mensajes: La presentación debe responder a los objetivos estratégicos de la compañía. Debe representar de manera coherente las ideas, principios, visión y objetivos de esta. Es importante que la presentación vaya acorde a los intereses corporativos.
- Calidad y profesionalidad: El contenido y la imagen visual de la presentación deben reflejar la imagen de excelencia y profesionalidad que se desea proyectar. Además, el contenido expuesto debe ser interesante y atractivo. La capacidad de atención de una persona es reducida, por lo que es importante mantener a tu público interesado y, en cierta medida, entretenido.
- Legibilidad e hilo conductor: El contenido debe tener una estructura lógica y coherente. Debe haber un hilo conductor que conecte entre sí toda la información que se va exponiendo y que derive hacia un clímax final.
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Tipos de presentaciones para reuniones
Existen muchísimos tipos de presentaciones para reuniones. Sin embargo, a la hora de pensar en cómo hacer una presentación para lograr tus objetivos empresariales, podemos resumirlas en cuatro grupos principales.
Vamos a ver las características de cada uno de estos tipos:
- Reunión de ventas: Lo que se persigue con este tipo de presentaciones es firmar un acuerdo de ventas. Son reuniones puramente de marketing y suelen estar llenas de cifras, listados con características y muchos aspectos técnicos. Sin embargo, no hay que perder el discurso atractivo y persuasivo que será el encargado de convencer y cerrar la venta. En esta ocasión hay que saber resaltar los beneficios del producto o servicio, y transmitir confianza e integridad.
- Plan anual, mensual o por otro periodo de tiempo: Se trata de reuniones muy corporativas. Es una reunión en la que se va a orientar el trabajo del negocio durante los próximos meses. Puede dirigirse a los empleados, a colaboradores, a proveedores o a cualquier otro agente que tenga relación con tu negocio. Ha de contar con contenidos visualmente muy atractivos y dinámicos que refuercen la identidad corporativa y sean positivos con el futuro.
- Presentación de un proyecto: Las presentaciones de este tipo son muy estratégicas, han de destacar los puntos más importantes para el receptor y deben destacar por su imagen de profesionalidad y excelencia en el ámbito. El discurso debe ser muy organizado y lineal ya que se trata de algo nuevo que los interlocutores no conocen.
- Presentación de resultados: Este tipo de presentaciones son las más serias y concisas. Aquí se han de presentar cifras y resultados numéricos, destacando los éxitos y las áreas de mejora. Las presentaciones para este tipo de reuniones deben ser claras y sencillas ya que el contenido ya suele ser denso por sí solo.
¿Cómo hacer una presentación profesional?
En las presentaciones profesionales hay que tener en cuenta una serie de elementos de contenido y diseño a la hora de representar a la compañía de manera coherente, veraz y profesional.
Es importante enfocar el contenido y la imagen de la presentación al público que se vaya a tener, así como a los resultados esperados. Al fin y al cabo dos reuniones nunca son iguales, por lo que dos presentaciones tampoco deben serlo.
A continuación, vamos a ver qué elementos debes tener en cuenta y cómo tratarlos, pero no sin antes ofrecerte la posibilidad de descargar una plantilla editable en ppt para que las utilices en tus propias charlas.
SUSCRÍBETE PARA DESCARGAR UNA PLANTILLA PPT:
Portada e índice
Aquí, como casi siempre en diseño, menos es más. La sencillez y una tipografía adecuada con la imagen que se desea proyectar son las claves del éxito. Se puede jugar con la tipografía de la portada, pero deberá ser coherente con el contenido, la imagen de la marca y las tipografías que se usarán en el resto de la presentación.
Utiliza un título sencillo que deje claro el contenido de la presentación y no olvides representar a la empresa o negocio que está detrás de esa presentación. Puedes incluir el logotipo, utilizar los colores de marca, etc.
En el índice céntrate en resaltar los puntos principales que se van a tratar, sin profundizar demasiado. Ya tendrás tiempo de aclarar cada punto a su debido tiempo.
Elementos corporativos
Existen varios elementos corporativos que deben ser tenidos en cuenta e introducidos de manera coherente y bien integrada dentro de la presentación. Los colores y la tipografía usados deben ser los mismos que se usan en la empresa para otros menesteres. Además, deberán aparecer los logos, la firma u otras iconografías importantes de la compañía.
Una vez que tengas terminada la presentación, debe respirar la filosofía de la empresa, pero sin agobiar al interlocutor.
Tablas y gráficos
Una de las cosas en las que hay que detenerse al pensar en cómo hacer una presentación es en los recursos gráficos que se van a incluir.
Una presentación no debe ser todo texto, ni incluir largos párrafos. El discurso hablado será el encargado de la palabra, la presentación es tan sólo un recurso visual de apoyo.
Este tipo de elementos aportan dinamismo a una presentación y reducen los cuerpos de texto. Los gráficos ayudan a visualizar el contenido y las cifras de manera muy fácil y rápida, y pueden ser visualmente muy atractivos según el diseño.
Además, al generar este tipo de contenidos se aporta una imagen de veracidad y profesionalidad, puesto que los espectadores interpretan que hay una efectiva interpretación de unos datos reales y fiables. Comenta en tu discurso de dónde salen esas cifras y cuál es su relevancia.
Elementos dinámicos
Existen otro tipo de contenidos, como vídeos o animaciones que contribuyen a cambiar el ritmo de la presentación, aportando dinamismo y contribuyendo a mantener al público entretenido y atento al contenido que se está comunicando.
Este tipo de elementos dinámicos pueden ser muy apropiados para explicar temas concretos o distender el ambiente cuando sea necesario, pero siempre dependiendo del público al que te dirijas puede que no sean siempre adecuados.
Contenido conciso
Este es un punto a resaltar, los cuerpos de texto deben reducirse lo más que se pueda y transformarse en imágenes, gráficas, u otro tipo de contenidos visuales siempre que sea posible.
Esto se debe a que los textos largos cansan al público. Además, el interlocutor tendrá que leer y escuchar al orador al mismo tiempo, lo que produce distracciones y puede hacer que pierdan el hilo conductor.
En una presentación, lo habitual es que el orador cuente mucho más a través de lenguaje oral e incluso el no verbal. El texto de la presentación debe ser un mero acompañamiento.
Medición de tiempos
Es importante acompañar las diapositivas, transparencias u otros formatos con los que se esté exponiendo la presentación de manera adecuada con el tono, la cadencia y el volumen adecuados.
Se ha de mantener un ritmo relajado, que dé tiempo a que el público asimile la información sin tener que esforzarse para seguir el hilo del orador, pero que tampoco vaya tan despacio que las personas pierdan el interés.
Es importante ir cambiando el tono, enfatizando las ideas más importantes o atractivas. También resulta muy positivo generar empatía con el público, dar una imagen de cordialidad y buen humor y hacer que, en cierta manera, los espectadores también se integren en la presentación, pudiendo opinar, reír, o, simplemente, asentir de vez en cuando.
Conclusión
En definitiva, al pensar en cómo hacer una presentación para tus reuniones no debes valorar este elemento por sí solo. Debe ser un refuerzo para el discurso hablado, por lo que deben desarrollarse ambas partes de manera paralela.
Realizar una presentación efectiva es la suma de una serie de elementos visuales y de contenido estratégico que sean coherentes, veraces y acordes a los objetivos de la reunión y del negocio. Para que funcione debe ir en coherencia con el orador y con la propia empresa.
¿Sueles hacer presentaciones para tus reuniones que te ayuden visualmente con tu discurso?, ¿utilizas plantillas propias o prefieres contar con la ayuda de un diseñador?
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