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Cómo delegar tareas sin perder el control de tu empresa

Imagen artículo delegar responsabilidades

Es bien sabido que una de las habilidades más demandadas a líderes y directivos es saber delegar responsabilidades. El motivo principal es sencillo, si no disponemos de la capacidad para delegar responsabilidades y tareas adecuadamente la productividad se ve afectada.

Las consecuencias se agravan si es el empresario o el número uno de la empresa es el que no sabe delegar, ya que genera el efecto cuello de botella que impide el crecimiento de la propia empresa.

Entonces, ¿por qué no delegamos? La respuesta también es sencilla. Básicamente, porque nos da miedo. Tenemos miedo a perder el control, a que las cosas no se hagan bien, a dejar de ser imprescindibles… El miedo es libre y cada uno tenemos nuestros propios miedos, pero es importante encontrar nuestros miedos para poder hacerles frente.

Habitualmente justificamos nuestros miedos con creencias que nos confirman que hacemos bien en no delegar.

Creencias del tipo “nadie lo hace tan bien como yo”, “pierdo más tiempo cuando delego”, “mi posición exige que esté estresado y desbordado”, “yo tengo que saber de todo”.  ¿Con qué creencias te justificas tú?

Si bien superar los miedos que nos limitan es el primer paso, no es suficiente. El objetivo realmente es delegar eficientemente para alcanzar todos sus beneficios. Para ello, deberemos analizar cuáles son los trabajos que podemos delegar y qué recursos necesitaremos para tal fin.

Es importante recordar que no es lo mismo delegar que soltar. Cuando delegamos las tareas no es para desentendernos de ellas, sino para aumentar la eficacia.

¿Cómo y por qué debes delegar responsabilidades?

Son muchos los beneficios que obtendrá tu empresa si comienzas a delegar responsabilidades y tareas de una manera eficaz.

¿Cómo hacerlo? Debes tener en mente tres pasos; clasificar las tareas que puedes delegar, delegar propiamente y supervisar.  Y no olvides que no se puede delegar con prisas. Tómate el tiempo necesario para analizar, clasificar, decidir y transmitir. Lo contrario te llevará al fracaso.

Durante el proceso, recuerda siempre que lo importante de delegar es ser más eficientes y mejorar los resultados. Sois un equipo y así debéis veros. Lo importante no es quien lo haga, es que se haga, y bien.

Motivos por los que necesitas delegar tareas y responsabilidades

El principal motivo por el que es bueno delegar es el bienestar de uno mismo. El exceso de carga de trabajo y estrés pasa factura tarde o temprano. Pero además, los principales beneficios para la empresa gracias a delegar responsabilidades y tareas son:

  • Mayor tiempo y energía disponible: Al liberarte de carga de trabajo dispondrás de más tiempo y energía que te permitirán trabajar de una forma más estratégica y dedicarte a las tareas que requieren de tu experiencia y conocimientos.
  • Mayor motivación y compromiso de los empleados: Cuando delegas en tu equipo les estás haciendo saber que confías en ellos y lo suelen entender como una oportunidad para desarrollarse en la organización y conseguir mayores éxitos.
  • Mejora la comunicación y confianza dentro de los equipos de trabajo: Al delegar tareas en tu equipo, la comunicación necesita ser mucho más fuerte para poder llevar un control de cómo avanzan los proyectos. Además, todos los empleados sentirán más autoconfianza, y confianza en el resto del equipo.
  • Mayor productividad: Al contar con trabajadores más motivados y comprometidos, serán trabajadores más eficientes, pero, además, los procesos de trabajo también serán más eficientes, ya que el trabajador es más independiente, lo que implica un ahorro de tiempo y rapidez de reacción.

Por otro lado, si decides no delegar y cargar tú con todas las responsabilidades, los riesgos que corres son:

  • Te pierdes el talento de los otros: Cada uno de nosotros tenemos nuestros propios talentos y habilidades. Si haces tú solo el trabajo, no solo les impides crecer a ellos, sino que además tú tampoco creces y, en consecuencia, la empresa tampoco crece. La gestión del talento es un aspecto muy importante para poder evolucionar positivamente.
  • Estrés: Si te cargas en exceso de trabajo, es inevitable que termines consumido por el estrés y arrastrado por sus devastadoras consecuencias.
  • Empleados desmotivados: Se sienten infravalorados, no muestran iniciativa porque sienten que no cuentan.
  • Reducción de la productividad: Baja la eficacia, la motivación del equipo y aumenta el caos.
  • Imposibilidad para crecer: Al no delegar la productividad y la eficiencia se resienten, por lo que las posibilidades de llevar un buen ritmo de crecimiento son mucho menores.

Tareas que puedes delegar

Obviamente, no se pueden delegar todas las tareas y responsabilidades. Depende de cada proyecto, del equipo que se tenga, etc. Hay que analizar cada caso y estructurar bien los flujos de trabajo.

Te contamos qué grandes áreas de trabajo se pueden delegar fácilmente y cómo hacerlo:

  • Áreas que están fuera de tu terreno de conocimiento: No pierdas más tiempo haciéndote maestro de todo. Centra tu tiempo y tu energía en aquellas funciones donde puedes aportar toda tu experiencia y tus habilidades, y delega el resto. Si no dispones de recursos dentro de la empresa, puedes acudir a empresas o freelances especializados.
  • Tareas que te toman demasiado tiempo: Observa todo aquello que te roba tiempo de tus funciones principales.
  • Todo aquello que necesitas que tu equipo aprenda: La mejor forma de aprender es practicar. Por lo que, si quieres que tu equipo aprenda algo, no dudes en delegarlo, así lo aprenderán, crecerán, y enriquecerán su trabajo al tiempo que tú te liberas.
  • Lo que no te gusta hacer: Sin dudarlo; cuando algo no nos gusta, nos lleva más tiempo y lo hacemos peor. No te pongas más pretextos y busca la persona adecuada para hacerlo.
  • Tareas administrativas: Es un clásico; es muy probable que ya las hayas delegado, si no es así, no esperes más.
  • Todas las áreas especializadas que no tengan el volumen necesario para contratar a personal interno: Hay tareas que prácticamente no se realizan en la empresa por no disponer del personal cualificado. Hablamos de áreas como la comunicación, marketing digital… Si quieres delegar eficazmente y hacer crecer tu negocio, no debes perder de vista a estas áreas desatendidas, ya que pueden ser una gran palanca. Hay muchas empresas especializadas que estarán encantadas de colaborar y prestar su servicio para generar sinergias y ayudarte a hacer crecer tu negocio.

Alternativas para delegar tareas

Normalmente, cuando hablamos de delegar responsabilidades y tareas, hablamos de delegar en el personal interno de la empresa, por lo que nos gustaría recordarte que también existe la posibilidad de delegar fuera de la empresa:

  • Subcontratación a empresas o agencias: Hay multitud de ayudas y subvenciones para empezar este tipo de colaboraciones que te pueden ayudar y orientar a la hora de buscar con quién trabajar.
  • Subcontratación a freelancers o profesionales independientes: A menudo trabajar con alguien externo a la empresa ayuda a delegar mejor las tareas. Además, un punto de vista nuevo siempre ayuda a dar otro enfoque al proyecto.

Delegar en personal externo especializado es muchas veces la mejor forma de conseguir expertos al mejor precio.

Conclusiones

Delegar eficientemente beneficia a todos los involucrados y el retorno es la mejora de los resultados. Su opuesto está liderado por el estrés y acompañado por el caos, afectando negativamente al funcionamiento de la empresa y, por supuesto, a la cuenta de resultados. En esta situación, el crecimiento de la empresa se hace inviable.

A menudo parece difícil delegar responsabilidades, no se sabe por dónde empezar ni en quién confiar. Sin embargo, con un buen control de lo que ocurre dentro de la empresa se puede conocer la situación del proyecto sin necesidades de hacerse cargo de todas las tareas. Un equipo que se reparte el trabajo funcionará siempre mucho mejor.

¿Eres capaz de delegar responsabilidades entre tus empleados?, ¿qué sistema de comunicación y control del trabajo utilizáis en tu empresa?

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